Подготовка и проведение презентаций

Презентация – это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора.

Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.

Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений широкое распространение получили презентации.

При организации презентации заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа.

ВРЕМЯ И СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет

Презентация — это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и спада эмоций.

Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что «изюминку» презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

ПОДГОТОВКА СЦЕНАРИЯ ПРИГЛАШЕНИЙ И ВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

  • Используйте юмор. Бизнес- вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
  • Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный вам факт.
  • Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления, связывая их с конкретным образом.
  • Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
  • Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.

Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.

Основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

  • Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.
  • Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.
  • Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.
  • Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.
  • Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

Заключительная часть презентации также важна, и даже может быть важнее, чем вступление или ее основная часть. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности презентации. Начинают заключение с сообщения об этом присутствующим. Это позволит приглашенным приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступлений. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить гостям о сказанном и закрепить это в их памяти.

Структура презентации – своего рода общий шаблон, который в определенной мере может меняться в зависимости от различных факторов.

Речевая подготовка презентации имеет очень большое значение в организации презентации, потому что от оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия

Добавить комментарий
Войти с помощью: 
*